En godt struktureret rekrutteringsproces handler nemlig ikke alene om at få besat en ledig stilling. Det er også et værdifuldt værktøj i jeres langsigtede Employer Branding proces.

De kandidater, som ikke fik stillingen, skal gerne have mærket en professionel behandling fra første til sidste kontakt, så de ærgrer sig gule og blå over ikke at have fået jobbet. Så vil kandidaterne højst sandsynligt søge igen en anden gang, plus at I får god omtale, som kan tiltrække endnu flere kandidater fremover.

Og den kandidat, som fik stillingen, skal glædestrålende kunne fortælle sit netværk om en fremragende proces, hvor kandidaten ikke kan vente med at begynde i sit nye job

1. Bekræft at ansøgning og bilag er modtaget

Har jeres virksomhed ikke et rekrutteringssystem, som næsten automatiserer hele processen fra jobannonce til afslag, så er det vigtigt, at I selv etablerer en struktureret proces. Første skridt er at sende en mail til kandidaten med bekræftelse om, at ansøgning, cv mm. er modtaget. Gør det gerne hurtigst muligt efter modtagelsen. Så ved kandidaten, at ansøgningen fx ikke er havnet i et spamfilter, men er kommet frem og er under behandling.

2. Fortæl om tidshorisonten

I bekræftelsesmailen kan I med fordel skrive, hvornår der er ansøgningsfrist, og hvornår I forventer at kalde til 1. samtaler. Det skaber god ro hos kandidaten at have en forestilling om, hvor længe vedkommende skal vente på svar omkring den videre proces.

3. Indkald til jobsamtale i god tid

Når I indkalder til 1. samtale, så gør det i god tid. Af hensyn til både kandidaten og jeres egen mulighed for planlægning. Alt efter jeres virksomheds størrelse kan en samtaleproces indebære en del planlægningsarbejde internt – at deltagere til jobsamtalen har ledige kalendere, at mødelokaler er ledige, at evt. rundviser på virksomheden er til stede etc.

Meddel de valgte kandidater på hvilken adresse samtalen afholdes, hvem der fra virksomhedens side deltager, hvad agendaen er for samtalen og samtalens forventede varighed.

4. Jobsamtalen

Under jobsamtalen kan I som et afsluttende punkt informere kandidaten om, hvad der efterfølgende vil ske, når kandidaten forlader mødelokalet. Dette sender et godt signal om, at I har tænkt processen igennem. I sender samtidig kandidaten ud ad døren med en ny tidshorisont, som vedkommende kan forholde sig konkret til.

I kan fx informere om, hvor mange kandidater I har til 1. samtale, hvornår I forventer at afholde 2. samtale, samt hvad der i givet fald vil ske, hvis den aktuelle kandidat går videre til 2. runde. Det kan være, at I ønsker, at kandidaten skal tage én eller flere test, inden I mødes til 2. samtale. De fleste test tages online, så det kan være godt at informere kandidaten om, at vedkommende kan forvente at modtage en mail med et link.

5. Mellem samtalerne

Når I har mødt alle kandidater i 1. runde, kan der være behov for at si kandidater fra til 2. runde. Træf gerne den beslutning inden for et par dage, mens kandidaterne stadig står skarpt i hukommelsen.

Hvis I er sikre på, at jeres drømmekandidat er iblandt dem, som I sender videre til 2. samtale, kan I give afslag til de andre – også dem, der ikke kom til samtale overhovedet.

De kandidater, som I har truffet ved 1. samtale, men som ikke går videre, bør have en personlig telefonhenvendelse med en uddybende forklaring på, hvorfor vedkommende ikke gik videre. De kandidater, som ikke kom igennem til 1. samtale, kan I sende afslag via mail.

De kandidater, som I ønsker at sende videre til 2. samtale, kan inviteres enten via mail eller telefon. Mail kan være at foretrække, da der som oftest er en del information omkring evt. test, links etc.

6. Anden jobsamtale

Denne samtale har oftest fokus på uddybende informationer og testfeedback. Vigtigt er det, at I igen sender kandidaten ud ad døren med en klar tidshorisont for, hvornår I forventer at træffe en beslutning.

Det er en mental rejse, kandidaten er på, hvor vedkommende indstiller sig på potentielt at skulle forlade sine nuværende jobrammer, og hvor det gælder om at holde motivationen oppe i rekrutteringsfasen. Derfor er det vigtigt, at vedkommende føler sig velinformeret og tryg i processen.

7. Tilbud eller afslag

Ring gerne til den udvalgte kandidat og informér om, at vedkommende tilbydes stillingen. I vil i telefonen få en ret tydelig indikation af, om vedkommende stadig er interesseret, og I kan efterfølgende sende et kontraktudspil. Oftest sker dette i slutningen af en måned, så kandidaten har en underskrevet kontrakt fra jer og herefter kan sige sit nuværende job op.

Først når I har en underskrevet kontrakt fra jeres udvalgte kandidat, bør de andre kandidater fra 2. samtalerunde have et afslag via telefon. Det er en klassisk fejl at tro, at rekrutteringen er afsluttet med et mundtligt tilsagn, da kandidaten sagtens kan have fået andre – og mere attraktive – jobtilbud. Eller måske har brugt jeres kontraktudspil til at hæve sin løn i sin nuværende stilling.

Så sikr jer kandidatens underskrift, før I kan sætte et afsluttende punktum for de andre, som var med i opløbet.

Og læs evt. mere om preboarding og onboarding, hvis du ønsker mere inspiration til at klæde din nye kollega godt på inden jobstart.